El tamaño de tu evento está determinado en gran medida por tu presupuesto. Por tanto, es un asunto que merece toda tu atención.
Después de analizar detalles importantes de tu evento puedes darte cuenta que todavía no has hecho cálculos en torno al presupuesto.
Enseguida te mostramos los mejores consejos…
¿A cuánto asciende mi presupuesto total?
Esto es lo primero que debe saber antes de poder invertir en el presupuesto de su evento. ¿Te basas en un presupuesto fijo y tienes que organizar tu evento en torno a él o planificas tu evento primero y luego ves cuánto te costará?
Qué hacer para crear su presupuesto
Para planificar tu presupuesto, simplemente puede crear una hoja de cálculo de Excel e ingresar sus costos y gastos uno por uno. También hay una gran cantidad de aplicaciones específicas para una calculadora y administración de presupuesto. El precio de la aplicación depende de su rendimiento, capacidades y profesionalismo.
¿Qué deberías incorporar claramente en tu planificación presupuestaria?
Los siguientes elementos deben incluirse en tu presupuesto. Por supuesto, puedes agregar otros, pero los siguientes son un mínimo esencial. Durante el proyecto, también podrás hacer maniobras con los diversos costos, para que la liquidación sea correcta cuando llegue el día.
Artículo
Visualiza todo su evento de principio a fin y anote todo lo que pueda costar dinero. No te limites a los aspectos más costosos como el lugar, el catering y los audiovisuales. También considera los costos más pequeños como el marketing, el transporte, la contratación de un DJ y / o artistas, el servicio de azafatas, la composición de una bolsa de regalos, propinas, etc. Indica todo con el mayor detalle posible.
Toma nota de cada elemento por separado y trata de no agrupar nada, ni siquiera si la agrupación parece lógica al principio (como comida y bebida). De lo contrario, la tarea será más difícil cuando tengas que hacer malabarismos con estos presupuestos.
Descripción
Describe cada cosa de manera breve y concisa, siendo lo más claro y preciso posible. De esta maneta todo el mundo sabrá exactamente qué está pasando e incluso alguien del exterior podrá valorar si un elemento es fundamental para el éxito de tu evento. Como tu jefe o cliente.
Por ejemplo, si es preciso o no contratar a una empresa de reventa de entradas para gestionar el acceso al sitio.
Volúmenes necesarios
Las cantidades son cruciales al establecer un presupuesto. Incluso el cambio más pequeño puede tener un gran impacto en tu presupuesto en ambas direcciones. Así que ponle suficiente atención.
Costo estimado
Los precios varían de acuerdo a muchos factores. Puede ser que un sitio de eventos cueste significativamente más que otro de similares características. En este caso, a menudo es suficiente realizar una comparativa precio – calidad para llegar a un presupuesto más conveniente.
Costo real
Este punto es especialmente importante para una evaluación a posteriori y constituye una información valiosa para el próximo evento. Es una manera de controlar mejor el gasto total para una próxima oportunidad.
Una vez que todos los elementos de costos estén en tu cronograma, es hora de hacer que esos costos estimados sean lo más realistas posible.
